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In diesem Leitfaden erfährst du, wie beliebt das Medium E-Mail bei Menschen und Unternehmen auf der ganzen Welt ist, welche Arten von Unternehmen die Vorteile von E-Mails nutzen, wie wichtig es ist, die richtige E-Mail-Adresse zu erfassen und wie du sicherstellen kannst, dass du nur über gültige E-Mail-Adressen verfügst. Erfahre mehr über die verschiedenen Arten der E-Mail-Validierung und die wichtigsten Aspekte, die eine effektive E-Mail-Validierungslösung bieten sollte.

 

Kapitel 1

E-Mail-Nutzung: Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft

Angesichts der zunehmenden Nutzung von Messaging-Diensten wie WhatsApp, Skype und Slack sind viele der Auffassung, dass E-Mails immer mehr an Beliebtheit verlieren. 

In Wirklichkeit ist die E-Mail-Nutzung jedoch in den letzten Jahren rasant gestiegen, und laut Statista gibt es derzeit über 3,8 Milliarden E-Mail-Nutzer weltweit – ganze 50 % der Weltbevölkerung – und diese Zahl wird bis 2022 wahrscheinlich auf 4,3 Milliarden steigen.

Dies zeigt, dass E-Mails als Kommunikationsform immer beliebter werden. Obwohl sich immer mehr Menschen in der Online-Welt bewegen, werden E-Mails trotz technologischer Fortschritte und immer neuer Kommunikationsformen weiterhin genutzt.

Anzahl der E-Mail-Nutzer weltweit von 2017 bis 2022 (in Milliarden)

 

(Quelle: The Radicati Group, über Statista, 2018)

Laut Statista wurden 2018 rund 281 Milliarden E-Mails gesendet und empfangen; 2022 wird diese Zahl voraussichtlich auf 333 Milliarden steigen. 

Anzahl der gesendeten und empfangenen E-Mails pro Tag weltweit von 2017 bis 2022 (in Milliarden)

 

(Quelle: The Radicati Group, über Statista, 2018)

Wusstest du...

dass, laut Convince and Convert, Menschen, die per E-Mail vermarktete Produkte kaufen, 138 % mehr ausgeben als Menschen, die keine E-Mail-Angebote erhalten? 

Kapitel 2

Verbraucherumfrage: Meinung zum Thema E-Mail-Marketing

Obwohl E-Mails bei Unternehmen und Verbrauchern weltweit beliebt sind, bringen sie auch einige Probleme mit sich.

Um mehr über die aktuelle E-Mail-Nutzung und die Probleme bei der Erfassung von E-Mail-Adressen zu erfahren, hat Loqate über 3.000 E-Mail-Nutzer aus Deutschland, Großbritannien und den USA befragt.

E-Mail-Nutzung

Von den mehr als 3.000 Personen, mit denen wir gesprochen haben, gab mehr als die Hälfte an, dass sie ihre E-Mails mehrmals am Tag abrufen. Dies legt nahe, dass gezielte E-Mail-Kampagnen eine gute Möglichkeit sind, Kunden zu erreichen, da sie deine Nachricht wahrscheinlich innerhalb von 24 Stunden lesen werden. In Großbritannien rufen Nutzer im Alter zwischen 45 und 54 Jahren ihre E-Mails am häufigsten ab, während in den USA die etwas jüngere Altersgruppe der 35- bis 44-Jährigen am aktivsten ist, wenn es um die Überprüfung ihres Posteingangs geht. In Deutschland überprüft die Gruppe der 55- bis 64-Jährigen ihre E-Mails am häufigsten – 68 % mehr als einmal am Tag.

Wir haben außerdem untersucht, ob die richtige oder eine falsche E-Mail-Adresse eingegeben wird, sei es absichtlich oder nicht. Einer der Hauptgründe, warum die Befragten ihre richtige E-Mail-Adresse eingeben, ist die Bestätigung einer Bestellung oder die Einrichtung eines Kontos. Dies gilt für fast die Hälfte der Befragten in Großbritannien und den USA, in Deutschland ist es jedoch anders: Hier gab fast die Hälfte der Befragten an, dass sie ihre richtige E-Mail-Adresse hauptsächlich deshalb eingeben, um relevante Nachrichten zu erhalten.

E-Mail-Probleme

Ein Faktor, den Unternehmen beachten müssen, ist, dass im Durchschnitt fast jeder Fünfte bewusst eine falsche E-Mail-Adresse eingibt, wobei die Mehrheit angab, dass sie eine falsche E-Mail-Adresse eingeben, um ihre Privatsphäre zu schützen. 

Jeder Fünfte verwendet bewusst eine falsche E-Mail-Adresse.

Mehr als ein Viertel aller Befragten gab an, dass sie schon einmal in Schwierigkeiten geraten sind, weil sie keine geschäftliche E-Mail erhalten haben, die sie eigentlich hätten erhalten sollen. Eines der Hauptprobleme, auf das die Befragten aufgrund nicht erhaltener E-Mails gestoßen sind, bestand darin, dass sie nicht in der Lage waren, den Kundensupport zu kontaktieren, gefolgt von der Tatsache, dass sie keine Auftragsbestätigung erhielten. Über 50 % aller Befragten gaben an, dass sie einer Marke wahrscheinlich nicht vertrauen würden, wenn sie aufgrund falscher E-Mail-Daten keine wichtigen Nachrichten versenden könnten. Dies ist eine schockierende Tatsache für Unternehmen, die unbedingt berücksichtigt werden sollte, um das Vertrauen der Kunden zurückzugewinnen und sicherzustellen, dass die Nachricht an den richtigen Empfänger gesendet wird. 

Über ein Viertel der Befragten gaben an, dass sie bereits schlechte Erfahrungen damit gemacht haben, wenn sie E-Mails nicht empfangen haben, obwohl sie es sollten.

Von den Befragten gaben 12 % an, dass sie einer Marke eher vertrauen würden, wenn sie in einem Anmeldeformular gewarnt würden, wenn sie eine falsche E-Mail-Adresse eingegeben haben, sodass sie diese erneut eingeben können.

Betrachtet man diese Umfrageergebnisse, so scheint es, dass es für Unternehmen noch ein weiter Weg ist, ihre E-Mail-Daten zu verbessern und stärkere Beziehungen zu ihren Kunden aufzubauen. 

 

Kapitel 3

Die Wichtigkeit qualitativ hochwertiger Daten

Eine Vielzahl von Unternehmen aus den verschiedensten Branchen nutzt heute E-Mails als Hauptmethode, um mit ihren Kunden zu kommunizieren.

E-Mails werden beispielsweise von Unternehmen aus den Bereichen Einzelhandel, Gastgewerbe, Bankwesen und Versicherungen genutzt, um Bestätigungen für Waren, Dienstleistungen und Konten sowie Angebote und wichtige Benachrichtigungen zu versenden. Unternehmen wie Wohltätigkeitsorganisationen ermöglicht das Erfassen von E-Mail-Adressen einen reibungslosen Registrierungsprozess, damit sich die Nutzer für eine Veranstaltung anmelden oder Geld spenden können. 

Deine Kontaktdatenbank ist ein äußerst wertvolles Gut, denn sie enthält all deine Kundendaten. Allerdings werden deine Kundenbeziehungen beeinträchtigt, wenn deine E-Mail-Adressdaten falsch sind – wie bei Adress- oder Telefondaten auch. Falsche E-Mail-Adressen verschlechtern die Liefer- und Rücklaufquoten, was zu einem negativen Markenimage, Misstrauen und Frustration führt. Es kann auch deinen Ruf als Absender beeinträchtigen, was extrem schädlich für dein Unternehmen und dein Marketingaktivitäten wäre. Falsche E-Mail-Adressen führen auch zu einer hohen Hard- und Soft-Bounce-Rate, was sich auf den Ruf des Absenders auswirkt. 

Wenn deine E-Mail-Adressdaten falsch sind, leidet die Beziehung zwischen dir und deinem Kunden.

Daher ist es wichtig, dass du nur gültige E-Mail-Adressen in deinen Online-Formularen erfasst. Der effektivste Weg dazu ist die Implementierung eines vertrauenswürdigen E-Mail-Validierungstools

Genauso wie bei der Adressvalidierung ist es einfacher und kostengünstiger, eine E-Mail-Adresse bereits bei der Eingabe zu validieren, anstatt sie später zu bereinigen. Dies kostet zwangsläufig mehr Geld, ganz zu schweigen von Umsatzeinbußen und Reputationsschäden, wenn die Kundenkommunikation nicht funktioniert. 

Absenderreputation

Unternehmen müssen ihre Absenderreputation schützen, da dies ein Schlüsselfaktor dafür ist, welche E-Mails an Kunden gesendet werden. Die Absenderreputation ist im Wesentlichen eine Punktzahl, die ein Internet Service Provider (ISP) an ein Unternehmen vergibt. Wenn die Punktzahl hoch ist, ist es weitaus wahrscheinlicher, dass ein ISP eine E-Mail an den Empfänger sendet. In diesem Fall hat ein Unternehmen eine starke Absenderreputation. Wenn die Punktzahl jedoch niedrig ist, hat dies mehrere Folgen: E-Mails landen im Spam- und Junk-Ordner, oder noch schlimmer, werden überhaupt nicht zugestellt. Dieses Problem führt zu einem schlechten Ruf des Absenders und sollte oberste Priorität für Unternehmen haben, die diesen Kommunikationskanal nutzen möchten.

 

Kapitel 4

Vorteile der E-Mail-Validierung

Die E-Mail ist eine der beliebtesten und effektivsten Kommunikationsmöglichkeiten. Besorgniserregend ist, dass dabei nur 10% der erfassen E-Mail-Adressen korrekt sind und die häufigste Ursache dafür menschliche Fehler sind.

Nur durch richtige E-Mail-Adressen können Unternehmen wirklich ihre Kunden kennenlernen. Die E-Mail-Adressvalidierung ist dabei die weitaus effektivste Methode, um die Qualität von E-Mail-Adressdaten sicherzustellen. 

Zu den Vorteilen eines effektiven E-Mail-Validierungstools gehören eine verbesserte E-Mail-Zustellbarkeit (d. h. Unternehmen erreichen mehr Kunden), mehr erfolgreiche E-Mail-Marketing-Kampagnen, weniger Hard Bounces und blockierte E-Mails (was Unternehmen hilft, eine positive Absenderreputation aufrechtzuerhalten), ein effizienteres Onboarding neuer Kunden sowie weniger gefälschte Registrierungen, die deine Datenbanken überlasten.

 

 

Kapitel 5

Welche Art der E-Mail-Adressvalidierung ist die richtige für mein Unternehmen?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine E-Mail-Adresse zu validieren. Um die richtige für dein Unternehmen zu finden, solltest du dir jede einzelne genau anschauen.

 

Regex-E-Mail-Validierung 

Regex, oder regulärer Ausdruck, ist eine Zeichenkette, die zur Beschreibung eines Suchmusters verwendet wird. Ein regulärer Ausdruck kann verwendet werden, um das Format einer E-Mail-Adresse zu überprüfen.

Es gibt jedoch mehrere Schlüsselaspekte bei regulären Ausdrücken, die berücksichtigt werden sollten. Das Hauptproblem bei regulären Ausdrücken besteht darin, dass sie extrem restriktiv sind und seltene E-Mail-Adressen nicht berücksichtigen. Zeichen wie !#$%&'*+-/=?^_`{|}~ sind alle gültig, werden aber von regulären Ausdrücken nicht erkannt, wenn sie vor dem @-Symbol verwendet werden, was bedeutet, dass jede E-Mail-Adresse, die diese vor der lokalen Zeichenkette enthält, nicht als gültig erkannt wird.

Eine weitere Schwäche regulärer Ausdrücke ist die Tatsache, dass sie mehrere wichtige Faktoren nicht überprüfen, wie z. B. ob die E-Mail-Domain oder das Benutzerkonto existiert.

 

Nachträgliche E-Mail-Validierung

Eine zweite Option der E-Mail-Validierung ist die nachträgliche Validierung oder das Double-Opt-in, bei dem eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet wird und der Benutzer dann durch Klicken seine E-Mail-Adresse bestätigt. Dies ist zwar in vielen europäischen Ländern obligatorisch, aber wenn eine E-Mail-Adresse falsch eingegeben wird, erhält der Benutzer keine Bestätigungs-E-Mail, d. h. du wirst seine E-Mail-Adresse nie erfassen.

Wenn es um die Auswahl eines effektiven E-Mail-Validierungstools geht, ist die Überprüfung der Syntax natürlich ein wichtiges Kriterium. Es sollte jedoch nicht das Hauptkriterium oder das einzige Kriterium sein. Die Investition in ein Tool, das zusätzliche, strenge Kontrollen durchführt, um sicherzustellen, dass genaue und gültige Antworten zurückgegeben werden, ist unerlässlich und wird sich auszahlen.

 

E-Mail-Validierung in Echtzeit

Um sicherzustellen, dass eine E-Mail-Adresse gültig ist, sollte eine E-Mail-Validierungslösung in Echtzeit prüfen, ob die Domain existiert und in der Lage ist, eingehende Nachrichten zu empfangen. Echtzeit bedeutet nicht nur eine bessere Benutzererfahrung, sondern ist auch ein Signal des Vertrauens. 

 

Batch-Bereinigung von E-Mail-Adressen

Die Batch-Bereinigung ist eine Methode, die verwendet werden kann, um E-Mail-Adressen zu bereinigen, die du bereits in deiner Datenbank gespeichert hast. Das ist eine gute Idee, wenn du noch nie E-Mail-Daten validiert hast, da du so die Bounce-Rate reduzieren und Beschwerden vermeiden kannst. Es ist jedoch besser, von Anfang an ein Echtzeit-E-Mail-Validierungstool zu verwenden, das dir dabei hilft, nur gültige E-Mail-Adressen zu erfassen, um weitere Kosten, Kundenfrustration und das Risiko eines schlechten Rufs zu vermeiden.

Es ist gar nicht so unüblich, dass Benutzer zwar ein E-Mail-Konto anlegen, dieses aber nie verwenden. Regelmäßige Überprüfungen können helfen, falsche Daten zu vermeiden, was letztendlich zu langfristigem Wachstum und Effizienz beiträgt.

 

Kapitel 6

Wichtige Fragen, die man sich vor der Wahl des passenden E-Mail-Validierungsanbieters stellen sollte

Wie kann ich E-Mail-Adressen effektiv validieren?

Wenn eine E-Mail-Adresse überprüft werden soll, reicht es nicht aus, nur nach einem @-Symbol zu suchen. Um eine E-Mail-Adresse effektiv zu validieren, solltest du deinem Anbieter die folgenden drei Fragen stellen:

1) Korrigiert der Dienst Syntaxfehler?

Häufig werden Entwicklern Syntaxfehler in Form eines Dialogfensters angezeigt, wenn ein ungültiger Code eingegeben wird. Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen werden oft Fehler gemacht, wie z. B. Tippfehler. Die Syntaxvalidierung identifiziert diese Tippfehler und verhindert die Erfassung falscher E-Mail-Adressen, während richtige Adressen akzeptiert werden.

2) Überprüfst du, ob die Domain existiert und ob die E-Mail-Adresse aktiv und in Gebrauch ist?

Es ist wichtig, dass du einen Anbieter wählst, der prüft, ob die Domain, der Mailserver und das Konto existieren. Es lohnt sich auch zu überprüfen, ob dein E-Mail-Validierungsservice nach „Catch All“ sucht, um sicherzustellen, dass die erfassten E-Mail-Adressen aktiv und in Gebrauch sind. 

3) Wie vermeide ich Spam-Fallen?

Für Anti-Spam-Organisationen und Inbox-Anbieter kann eine Spam-Falle dazu führen, dass du wie ein Spammer wirkst, was sich erheblich auf deinen Ruf als Absender auswirken kann. Ein schlechter Ruf beim Versenden von E-Mails sollte unbedingt vermieden werden, denn er verhindert, dass deine E-Mails an den vorgesehenen Empfänger zugestellt werden.

Eine Spam-Falle sieht aus wie eine echte E-Mail-Adresse, wird aber nicht genutzt und gehört keiner echten Person. Ihr einziger Zweck besteht darin, dass Inbox- und Blacklist-Anbieter Spammer identifizieren, um böswillige Absender zu erkennen. Überprüfst du E-Mail-Adressen, um sicherzustellen, dass deine Kommunikation sicher ist?

Es gibt zwei Arten von Spam-Fallen, sogenannte „Prisitine Traps“ und „Recycled Traps“, und da sie wie normale E-Mail-Adressen aussehen und es keine öffentlich zugängliche Liste gibt, ist es schwierig, sie in deiner Mailingliste ausfindig zu machen.
Die beste Lösung für das Problem ist, deine E-Mail-Listen regelmäßig zu überprüfen und sie einer Batch-Bereinigung zu unterziehen. Da Spam-Fallen nicht von echten Personen verwendet werden, sind sie auch keine aktiven Konten, weshalb es auch wichtig ist, dass dein Upfront-Validierungstool überprüft, ob die E-Mail-Adresse aktiv und in Gebrauch ist.

Durch den Einsatz von Loqate’s E-Mail-Validierung konnte die Circus Internet GmbH die Antwortrate auf gesendete E-Mails erhöhen und aufgrund der effizienteren Arbeitszeitverteilung eine Kostensenkung erreichen.

 - Lisa Kohl, Controlling & Business Intelligence Manager, MeineSpielzeugkiste.de - Circus Internet GmbH

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