Was ist Datenbereinigung und warum ist sie so wichtig?
Die Datenbereinigung ist einer der wichtigsten Bestandteile in Unternehmen, wenn es um die Datenverwaltung geht. Unternehmen sammeln im Laufe der Zeit eine Vielzahl an Informationen von Kunden und Interessenten. Viele Daten können schnell veralten, wie z.B. Standart-Kundendaten wie Name oder Anschrift aber auch finanzielle Informationen und Produktportfolios.
Bei einer Datenbereinigung werden alle Daten überprüft, um veraltete, fehlerhafte, falsch formatierte, doppelte oder unwichtige Informationen zu entfernen oder zu aktualisieren. Laut Forbes sind 27% der Unternehmen nicht sicher, wie viele ihrer Daten korrekt sind. Somit ist die Datenbereinigung ein wichtiges Unterfangen für alle Unternehmen.
Die drei wichtigsten Ziele der Datenbereinigung sind:
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die Pflege der Informationen von bestehenden Kunden, um eine erfolgreiche Kommunikation zu ermöglichen
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die Pflege der Informationen von wichtigen Geschäftsfunktionen wie z.B. Zahlungsaktivitäten
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die Einhaltung der Compliance-Anforderungen vieler Branchen – einschließlich der DSGVO.
Wie man eine Datenbereinigung durchführt
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Fehlende Daten ergänzen
Um sicherzustellen, dass Lieferungen auch trotz fehlender Daten (z.B. fehlende Postleitzahlen) geliefert werden können, ist es wichtig, dass fehlende Daten ergänzt werden. Die Ergänzung von fehlenden Daten ist meist von externen Partnern abhängig.
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Vorhandene Daten validieren
Das Validieren von vorhandenen Daten auf Konsistenz und Genauigkeit hat mehrere Vorteile:
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Aufrechterhaltung der Kommunikationskanäle
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Sicherstellung, dass Kunden zahlen können
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Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
Unternehmen sollten sich darüber im Klaren sein, dass sie die angegebenen Standortdaten ihrer Kunden aktualisieren müssen. Ein Beispiel: die Royal Mail erzwingt jedes Jahr Adressänderungen an über 40.000 britischen Adressen.
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Doppelte Daten entfernen
Die Identifizierung doppelter Datensätze sorgt dafür, dass die Datenbank auf dem neuesten Stand bleibt und korrekt ist.
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Strukturelle Fehler behandeln
Fehler, die bei der Verarbeitung der Daten (z.B. Datenübertragung) entstehen, verdeutlichen, wie wichtig die Datenbereinigung ist. Fehler, die oft behoben werden müssen, sind z.B. inkonsistente Zeichensetzung, Tippfehler und falsch bezeichnete Gruppierungen.
Wie oft sollten Daten bereinigt werden?
Wenn Daten über Jahre gesammelt wurden, ohne bereinigt zu werden, kann die erste Datenbereinigung einige Zeit in Anspruch nehmen. Deshalb ist es wichtig, Daten regelmäßig zu bereinigen.
Wie oft ein Unternehmen eine Datenbereinigung durchführen sollte, kommt auf mehrere Faktoren, wie z.B. die Menge der Daten, an. Außerdem ist es wichtig, Daten nicht allzu oft zu bereinigen, da sonst Ressourcen verschwendet werden.
Warum ist Datenbereinigung wichtig?
Vorteile einer regelmäßigen und strukturierten Datenbereinigung:
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Kostspielige Fehler vermeiden
Vermeide Kosten, die durch die Bearbeitung von Fehlern, der Korrektur falscher Daten oder der Fehlerdiagnose entstehen, indem du deine Daten regelmäßig bereinigst. Zum Beispiel: stelle sicher, dass Lieferungen auf Anhieb an die richtige Adresse erfolgen und dadurch keine teuren Nachlieferungen erforderlich sind.
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Nutze Daten auf verschiedenen Kanälen
Datenbereinigung ermöglicht ein erfolgreiches Management von Kundendaten auf mehreren Kanälen. Die Genauigkeit der Kundendaten (einschließlich der Telefon-, Post- und E-Mail-Kanäle) ermöglicht die erfolgreiche Umsetzung der Kontaktstrategien auf allen Kanälen.
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Optimiere die Kundenakquise
Dank gut gepflegter Daten kannst du eine akkurate Liste mit potenziellen Kunden erstellen. Dadurch erhöhst du die Effizienz deiner Akquisitions- und Onboarding-Maßnahmen.
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Erleichtere den Entscheidungsprozess
Die einfachsten Entscheidungen werden mit sauberen Daten getätigt. Akkurate Daten unterstützen Managementinformationen (MI) und andere Schlüsselanalysen, was dem Unternehmen wiederum dabei hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen, indem sie wichtige Erkenntnisse liefern.
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Steigere die Produktivität interner Teams
Ein weiterer wichtiger Punkt der Datenbereinigung ist, dass sich die Datenqualität verbessert und sich somit positiv auf die Produktivität auswirkt. Wenn Unternehmen fehlerhafte Daten entfernen oder aktualisieren, bedeutet das, dass Teams keine Zeit mehr verschwenden müssen, um sich durch fehlerhafte und irrelevante Daten zu wühlen.
Datenbereinigung für bessere Datenqualität
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Wie sieht es mit deinen Daten aus?
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